Blog Waar staan de foto’s van de kerstborrel?

ICT Spirit - Blog Waar staan de foto’s van de kerstborrel?

Waar staan de foto’s van de kerstborrel?

 

AVG en beeldmateriaal, wat mag wel en niet?

We zijn zo’n beetje gewend geraakt aan de AVG. De blinde paniek (help, waar te beginnen?!) is weggezakt, en maakt langzaam plaats voor structuur. Dat gaat bij de meeste organisaties steeds beter. Wel krijg ik als FG regelmatig vragen over het gebruik van audio- en beeldmateriaal. Denk daarbij aan foto’s en video opnamen van medewerkers, leerlingen of cliënten. Voor het vastleggen van beeldmateriaal is toestemming van de betrokkene vereist. Een administratief proces dat veel hoofdbrekens kost. De Autoriteit Persoonsgegevens heeft pas bekend gemaakt dat die toestemming niet ieder jaar opnieuw gevraagd hoeft te worden. Een opluchting! Maar waar moet je je nou aan houden? Kunnen die foto’s van de kerstborrel nu wel of niet op de Facebook-pagina van je organisatie?

 

De regels voor het gebruik van beeldmateriaal op een rij

In de AVG wordt ‘gebruik’ gedefinieerd als ‘verwerking’. Een verwerking is het publiceren, vastleggen, verwijderen en delen van persoonsgegevens. Beeldmateriaal valt onder de zware categorie van bijzondere persoonsgegevens. Evident is dat een persoon herkenbaar in beeld is, ongeacht of de naam vermeld wordt. De hoofdregel uit artikel 9 AVG is dat het verwerken van bijzondere persoonsgegevens verboden is (lid 1), tenzij één van de voorwaarden uit lid 2 van toepassing is.

 

Voorwaarden voor het verwerken van bijzondere persoonsgegevens

Oftewel, het verwerken van bijzondere persoonsgegevens is verboden, tenzij:

  • er uitdrukkelijke toestemming is gegeven door de betrokken persoon of;
  • de verwerking verricht wordt door een stichting, vereniging of instantie zonder winstoogmerk die op politiek, levensbeschouwelijk, godsdienstig of vakbondsgebied werkzaam is, in het kader van haar gerechtvaardigde activiteit of;
  • de verwerking heeft betrekking op persoonsgegevens die kennelijk door de betrokkene openbaar zijn gemaakt.

Wanneer je beeldmateriaal van medewerkers, leerlingen of cliënten wilt publiceren zal je waarschijnlijk de voorwaarde van uitdrukkelijke toestemming hanteren. Het is wel van belang dat je dat op de juiste manier vraagt.

 

Eisen AVG aan uitdrukkelijke toestemming

De eis van uitdrukkelijke toestemming houdt in dat afzonderlijk van de andere onderdelen van een overeenkomst om toestemming wordt gevraagd. Het mag dus niet in een aanmeldingsformulier of een arbeidscontract verstopt zijn. Het is essentieel dat in een bijlage om toestemming wordt gevraagd en hiervoor apart een handtekening wordt gezet. De manier waarop uitdrukkelijke toestemming wordt gevraagd moet vrij zijn, ondubbelzinnig, geïnformeerd en specifiek. En als iemand dan toestemming heeft gegeven, moet hij of zij die op eenvoudige wijze ook weer kunnen intrekken. Iemand mag dus niet onder druk worden gezet om toestemming te geven. Toestemming moet een actieve handeling zijn (opt-in), stilzwijgende toestemming of vakjes die al zijn aangevinkt zijn niet toegestaan. Tot slot; bewaar de vastgelegde toestemming, je moet kunnen aantonen dat die toestemming is gegeven.

Wat moet je dan met die foto’s van de kerstborrel? De boom en de schaal met hapjes is weer eens wat anders, om te laten zien hoe gezellig het was. 🙂 Medewerkers erop? Het kan, maar weet wat je doet!

 

Fijne kerst!

Rene-Blokhuis-CDPOmr. René Blokhuis CDPO,
Legal Counsel bij ICT Spirit

 

Top